Cumplimiento normativo en la consulta privada de psicología: RGPD, historia clínica y proveedores

En una consulta privada de psicología, tú eres el responsable del tratamiento de los datos de tus pacientes, y esa responsabilidad es continua: se cumple cada día al documentar, guardar y compartir información, no una vez al año. Las piezas básicas son el RGPD y la LOPDGDD para los datos, la Ley 41/2002 para la historia clínica y el Código Deontológico para el secreto profesional.

Aquí tienes una lista práctica de lo que conviene tener en orden, qué exigir a tus proveedores y los errores más habituales.

Definición: el responsable del tratamiento es quien decide para qué y cómo se tratan los datos personales. En consulta privada eres tú; tus proveedores (software, nube, IA) son encargados que tratan los datos por cuenta tuya.

Lo que tienes que tener en orden

1. Información y consentimiento. Informa al paciente de qué datos tratas, para qué y con quién (artículos 13 y 9 del RGPD). Si grabas sesiones o usas IA, explícalo y documenta su consentimiento. Puedes partir de nuestro generador de consentimiento.
2. Registro de actividades de tratamiento. Qué datos tratas, con qué finalidad, quién accede y cuánto tiempo los guardas.
3. Contratos de encargo. Con cada proveedor que trate datos de pacientes por ti (artículo 28 del RGPD).
4. Medidas de seguridad. Acordes al riesgo de tratar datos de salud (artículo 32): cifrado, control de accesos, copias de seguridad.
5. Evaluación de impacto si procede. Cuando el tratamiento entraña un alto riesgo, el artículo 35 exige una EIPD. Valora si tu caso lo requiere.
6. Historia clínica conforme a la Ley 41/2002. Contenido, acceso del paciente y conservación mínima de cinco años desde el alta (Ley 41/2002).
7. Procedimiento para derechos y brechas. Cómo respondes a una solicitud de acceso y qué haces si pierdes un portátil con datos.

Qué exigir a tus proveedores

La carga administrativa también es un riesgo

Cuando las notas se acumulan para el fin de semana, la documentación se vuelve incompleta y menos fiable. Mantener la historia clínica al día es parte del cumplimiento, no solo una cuestión de comodidad. Tienes medidas concretas en nuestra guía para reducir el tiempo administrativo en tu consulta.

Errores frecuentes

1. Usar herramientas genéricas con datos de pacientes: un chat de IA o un servicio de mensajería sin contrato de encargo. Lo explicamos en los límites de ChatGPT con datos de pacientes.
2. Tener un consentimiento genérico que no menciona la grabación ni el uso de IA.
3. No saber qué subencargados tiene tu software.
4. Guardar documentación en papel y digital sin un criterio único de conservación y destrucción.
5. Pensar que el cumplimiento es solo del proveedor. El responsable sigues siendo tú.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un contrato con mi software de historias clínicas?

Sí. Si el proveedor trata datos de tus pacientes por cuenta tuya, el artículo 28 del RGPD exige un contrato de encargo del tratamiento.

¿Cuánto tiempo tengo que conservar la historia clínica?

Como mínimo cinco años desde el alta de cada proceso asistencial, según la Ley 41/2002. Revisa la normativa de tu comunidad autónoma, que puede ampliarlo.

¿Puede el paciente pedir ver sus notas?

Tiene derecho de acceso a su historia clínica, con la reserva que la Ley 41/2002 permite al profesional sobre sus anotaciones subjetivas y sin perjuicio de terceros.

¿Dónde puedo informarme con más detalle?

En la guía de la AEPD para profesionales sanitarios y en la guía del RGPD para responsables de tratamiento.

Fuentes

• Reglamento General de Protección de Datos (BOE) y LOPDGDD (BOE).
• Ley 41/2002, de autonomía del paciente (BOE).
• Código Deontológico del Psicólogo (COP).
• AEPD: guía para profesionales del sector sanitario.

Cómo lo resuelve TherapyRecap

TherapyRecap firma contigo un contrato de encargo del tratamiento, guarda los datos en Google Cloud en Madrid, anonimiza la transcripción antes de guardarla y no usa tus datos para entrenar modelos. Puedes ver el detalle en nuestra página de seguridad y cumplimiento y empezar por la transcripción de sesiones; la prueba es de 7 días gratis, sin tarjeta.

Actualizado por el Equipo Editorial de TherapyRecap el 6 de octubre de 2026. Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico.